AUDITORIA INTERNA DE LA UNAM CAP. 18

 

Así seguí, adecué el cuestionario de control interno, hice pruebas aleatorias en cheques y otros documentos, en fin, empecé a diseñar las cédulas de auditoría que serían necesarias para el arqueo de documentos, de efectivo, de cheques, el control general del corte de formas. Lo empecé a instruir: mira, tú tienes que hacer un corte de formas y le explicaba la importancia que tiene el corte de forma, le decía de la importancia de que las cédulas de auditoría estuvieran firmadas por el responsable del área, con su marca de auditoría interna, inclusive que estuvieran numeradas la 1 la 2 la 3 la 4. Todas las áreas los ingresos y el fondo fijo, los cheques, todo tenía que estar amarrado a la misma fecha.  me dijo que sí, que estaba aprendiendo mucho, pasó el tiempo, era tarde, vamos a comer, le dije, ¿dónde comes tú normalmente? no sabe que contador, este, yo sí me tengo que retirar porque tengo que pasar por una amiga y luego la llevó a su casa y me queda lejos, no puedo regresar. Le dije: no, tú tienes que estar aquí, y tienes que cumplir tu horario de trabajo, porque si no te voy a empezar a descontar los días y voy a pedir tu cambio porque pues la verdad no, no me no me sirve que estés aquí y menos con esa actitud. Si no somos esclavos contador. Lo sé, pero tienen aquí un enorme atraso, de 3 y hasta 7 meses solo para aplicar un cuestionario de control interno, preparar cedulas, es excesivo, toma esto como una capacitación. Sí contador, me dijo.

 Me llevé las cedulas por la noche y fui a ver Andrés Ayala y le comenté: oye tienes ahí en las personas que no van a trabajar, que no saben nada de esto. Yo propondría un sistema de evaluación, porque si vamos a necesitar mover algunas personas, y ver cómo los podemos reasignar a otros lugares, por ejemplo, en la calle, en vez de que estén aquí perdiendo el tiempo.

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AUDITORIA INTERNA DE LA UNAM CAP. 17

 

eso lo supe porque la secretaria me lo platico, me dijo: oiga pobre muchacho, si falta un poco, de repente llega tarde y todo eso, pero pues es su trabajo, no lo vaya a perder.

 

No se preocupe, son normas que tenemos en auditoría interna en las dependencias.

 

El jefe de grupo seguía con lo de que cada quien hacia su parte y era su trabajo, le comenté que él era responsable de todo y que lo iba a ver con él, y que si no tenía el método le iba a dar una forma de trabajo en lo subsecuente.

 

 Y pues bueno de mala forma, pero empezamos a trabajar en la aclaración de las cédulas de auditoría y si me encontré con qué algunas estaban escritas en hojas de block, otras en hojas sueltas de cuaderno profesional, otras en hojas de cuatro columnas, otras en 8 columnas cuando no correspondía y bueno a hacer anotaciones mentales de cómo debería de ser la presentación.

 

Le empecé diciendo: mira este análisis lo tienes que hacer en cuatro columnas, en block no sirve, no es una cédula de auditoría, es un mugre, papel de trabajo, como lo hace cualquier carnicero, y se requiere de ti pues que tengas más profesionalismo, entonces vi cortes de caja, de arqueo de fondo fijo que empezaban con una fecha y luego continuar con otra fecha, y luego era un desorden, le decía a ver platícame de esto. No, no, lo que pasa es que hicimos un corte pero se me fueron yendo los días y no pudimos cerrar ni amarrar todos los datos, entonces hicimos otro corte y no lo pudimos terminar, porque requerían facturas y documentos, acá se mueven mucho las cosas administrativas, tenían que pagar los cheques a los proveedores y hacer depósitos, la función sigue, entonces la situaciones está en algún momento poder parar todas las actividades mucho tiempo, si quisiéramos nosotros no podemos, hace falta personal para esto me dice yo creo que sigo unas cuatro o cinco personas más lo podríamos hacer.

 

AUDITORIA INTERNA DE LA UNAM CAP. 16

 

Se veía a las claras que no sabía evaluar el control interno.

 Sí, tienes razón, le dije por salir del paso, recomencé la auditoría preguntando quien era el encargado del fondo fijo. Me contestó que el Jefe de la Unidad, pedí una cita con él y elaboré un cuestionario de control interno, lo básico, número de cuenta, de que banco, el monto según recibo de la Tesorería, quien firma, etc.

 Más tarde apliqué el cuestionario de control interno, revisé documentación puse marcas de auditoría (en rojo) empecé a ver las primeras observaciones, después le pedí a la administración que estuvieran listos para hacer el arqueo o recuento para la semana siguiente, no podían antes del lunes en la mañana.

 Elaboré los distintos formatos que íbamos a utilizar y le pedí a los tres auditores que estuvieran listos para el lunes temprano. Por la tarde estuve en reunión en Auditoría Interna revisando expedientes anteriores de esa dependencia y de otras, no había mucho.

 El lunes siguiente llegué temprano a la Dependencia, estaba el Jefe de Grupo y un ayudante, pero el otro no. Bueno, comencemos la intervención, así como estamos. Todavía el Jefe de Grupo me dijo: no contador, pero si nos falta uno, no vamos a terminar, lo hacemos mañana, para que así pueda hacer su parte también.

 Empezamos a trabajar, a hacer el corte de formas, se hace así: se marca el último número de recibo utilizado y el primero en blanco de todos lo que maneja la Dependencia, ya sea de ingresos extraordinarios, de la fotocopiadora, de todas las facturas y recibos.

 En eso estábamos cuando llegó el ayudante: contador disculpa tuve un problema. Bueno, te voy a pedir que regreses y resuelvas todos tus problemas y te presentes mañana temprano. No contador, mi asignación está aquí, porque me queda más cerca de mi casa. Tu trabajo está donde se te requiera, hoy ya no puedes estar acá, es demasiado tarde y están hechas las asignaciones, nos vemos mañana, vete a la oficina en C.U. (Ciudad Universitaria) acá no hay espacio para ti hoy, ya se te notificara en la tarde lo que tengas que hacer o donde te tienes que presentar, sí pues sí él estaba un poco consternado, trataba todo el tiempo hacer lo que quería y de repente llega un loco aquí y quiere poner orden, se fue serio con la secretaria y habló por teléfono a la oficina de Auditoría Interna, se comunicó con Andrés Ayala y le dijo que si se presentara a las oficinas. Se quejó de que era un abuso, que no había llegado tan tarde, que no merecía ser su jefe, que siempre había representado a Auditoría que por una vez que llegaba tarde lo trataban así, allí mismo pidió permiso para faltar, pero lo citaron en Ciudad Universitaria.

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AUDITORIA INTERNA DE LA UNAM CAP. 15

 

 ¿Hicieron el estudio previo?  

 

Muy bien, a ver tus documentos, me pasó mamarracho y le explicaba que sí mira se tiene que hacer en hojas tabulares, hay de 8 columnas de 12 de 14 de 16 dependiendo, no en hojas de cuaderno profesional, hay que utilizar marcas de auditoría. No, esa no me las sé. No te preocupes vas a aprender muchas cosas, muchas cosas.

 

Como a las 12 llegó el supervisor y un poco después el otro, que era de Sinaloa, flaco, con rolitos, el supervisor, de ese tipo de personas que son muy amables. Contador buenas tardes cómo le va disculpe la molestia, pero es que estaba haciendo unos trámites. Tienes que avisar cuando hagas trámites. Bueno, yo le avisé al contador Ayala. No creo, porque yo le pregunté específicamente ayer, si había un permiso, o algo me dijo que no que no había nada.

 

Seguramente se le olvidó contador. Muy bien, requiero revisar las cedulas de auditoría porque hasta ahora lo que encontré no me sirve. No contador, allí están los compañeros que realizaron el trabajo, lo que pasa es que cada quien hace su parte.

 

No, tú me las vas explicar, todo lo que pasa aquí es tu responsabilidad, tu eres el Jefe de Grupo y debes asignar las cargas de trabajo y saber todo el desarrollo que hacen ellos.

 

Empezamos a revisar los papeles, utilizaban cualquiera, hojas de cuaderno profesional, hojas blancas y algunas de colores, no había ninguna que pareciera que estaban haciendo auditoría, estaban guardadas en un folder y me explicaba: es que tenemos prisa, no tenemos tiempo.

 

Dame el examen del fondo fijo, el cuestionario de control interno. No, no tuvimos tiempo de levantar el cuestionario de control interno, pero es una Dependencia chica y siempre están en orden, tampoco se trata de desconfiar de todos contador, hay que ver la calidad de las personas.

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AUDITORIA INTERNA DE LA UNAM CAP. 14

 

Comprobantes regados por todos lados, después me enteré de que esa era la escenografía, para que por si alguien entraba pensara que estaban trabajando. Aquí me quedo, le dije a la secretaria y empecé a ordenar un poco y a buscar cedulas de trabajo, la chica de la secretaría de la administración señor los teléfonos de ellos y empezó a marcarles para ver si los encontraba en algún lugar, seguro tenían amistad.

 

Me di a la tarea de revisar los papeles de trabajo, no me convencían, busqué antecedentes, no me convencían, empecé a hacer anotaciones,

hasta que llegó uno, muy tarde, con cara como de espantado, como preocupado, porque seguramente le habían dicho que yo estaba ahí en la oficina. Me saludó, con un “buenas tardes”, casi sin verlo le contesté: buenas tardes. ¿Quién es usted? me preguntó, no contesté, le reclamé: ya es muy tarde. Para que entendiera que no éramos amigos y que no íbamos a jugar a nada y no tenía que contestar a sus preguntas, enseguida me pidió una disculpa, es que tuve un inconveniente contador, y allí mentalmente repasé el catálogo de excusas: que el hijo se enfermó, que se descompuso el coche, que llevó a la mujer al doctor, etc.

 

vienes antes las 9, a partir de mañana voy a llamar por teléfono a las 9 en punto a ese teléfono de la administración y lo vas a contestar tú, se lo vas a pasar al otro auditor y al otro auditor, son 3 trabajadores aquí. Sí, sí, contador.

 

 Estamos aquí ahora y te quiero platicar sobre tu papel de trabajo. Bueno ha sido un trabajo exhaustivo en toda la dependencia.

 

No aquí tienes que hacer un arqueo de Fondo Fijo y algunas otras cosas.

A ver, muéstrame el arqueo de fondo fijo. Bueno, sí, con todo lo que pasa, este, llegamos, hicimos un arqueo, pero la operación sigue dándose y se nos va yendo muy lejos y de repente ya no podemos amarrar lo arqueado contra los datos físicos.

AUDITORIA INTERNA DE LA UNAM CAP. 13

  

Entonces ¿qué vamos a hacer ahora? Pues auditoría, me dijo en obvio. Le comenté que yo no quería hacer auditoría, la contraloría me interesaba, pero otra cosa no. 

Quédate unos meses, haz una auditoría y a ver que nos va a ir bien, me confirmó que él seguiría siendo mi jefe aparte no tenía gente en ese momento para sustituirme y lo iba a dejar mal parado, para este tiempo ya casi no estaba presente el señor Humberto Figueroa Mejía un cáncer muy muy latoso muy fregado lo tenía a mal traer y el auditor interno Juan Manuel Fermoso paso a ser el auditor Interno interino y me dice ayúdame porque tengo este problema muy grave. Siempre ayudar a alguien cuando tiene problemas es bueno, de camaradas, entonces ahí con él ahora pasaba las horas revisando documentación haciendo cosas importantes, me dijo: mira vamos a probar con una auditoría chiquita para que te vayas ambientando, le dije a Juan Manuel, que debería llevar 4 auditorías, que vería una por día y el viernes presento los reportes de las 4, pero que si me tuvieran el espacio para atenderme, porque como estaban en el campus podía ir por una por otra o sea no es tanto problema, revisó, pongo carga de trabajo y voy revisando avances. Me pidió que empezáramos con una y que me fuera ambientando.

 

Y si, fue una dependencia pequeña no muy importante, no recuerdo. No voy a decir cuál fue, pero llegué por la mañana al cuarto para las 9, y a las 9 en punto pregunte por los auditores, siempre les asignan un cubículo, un espacio privado con llave para que sea su espacio y puedan entrar o salir, dejar papeles encima del escritorio y no te los puedan ver o cosas así. En ese tiempo ya había pasado de coordinador a subjefe departamento, una cosa sí, pero del sueldo ni hablemos era el mismo. En ese tiempo ya contaba con la plaza, pero estuve varios meses por contrato de honorarios, con una promesa de que iban a dar las plazas, no me dijeron antes, hasta que ya había renunciado a Chrysler, si no pues les hubiera dado las gracias, porque no correspondía. 

 Me preguntaron que quien era y les dije que el coordinador de auditoría, porque ese también era mi nombramiento y entonces la secretaria accedió a abrirme el cubículo, encontré todo tirado por todos lados, hoja de trabajo, hojas hechas bolitas, tazas de café a medio terminar.

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